Wenn ich nur eine einzige Produktivitäts-Massnahme behalten dürfte, wäre es diese: meeting-freie Vormittage. Drei bis vier Mal pro Woche, von 8 bis 12 Uhr. Kein Call. Kein Stand-Up. Keine Spontan-Anfrage.

Es klingt banal. Es ist es nicht.

Warum der Vormittag heilig ist

Die ersten vier Stunden des Arbeitstags sind kognitiv die wertvollsten. Wer in diese Zeit fünf Calls quetscht, verbrennt sein produktivstes Fenster mit Themen, die abends genauso gut diskutiert werden könnten.

Bei mir sind die Vormittage für eines reserviert: Tiefes Arbeiten an dem, was wirklich zählt. Konzepte schreiben, schwierige Lösungen entwickeln, neue Themen lernen. Alles, was Konzentration und Fokus braucht.

Wie ich es organisatorisch durchsetze

1. Outlook-Standardarbeitszeit angepasst. Mein Kalender zeigt von 8 bis 12 Uhr «Fokus-Zeit». Buchungsanfragen werden automatisch in den Nachmittag geschoben.

2. Teams-Status auf «Konzentriert». Im Konzentrationsmodus zeigt Teams Benachrichtigungen erst ab 12 Uhr. Anrufe gehen direkt auf die Voicebox.

3. Klare Kommunikation. Mein Team weiss seit anderthalb Jahren: Vormittags bin ich nicht erreichbar, ausser bei echten Notfällen. «Echter Notfall» ist eng definiert. Eine Frage zur Slide 17 ist es nicht.

4. Notruf-Pfad. Falls wirklich etwas brennt, gibt es einen Telefonanruf. Genau ein Anruf in den letzten zwölf Monaten ist gerechtfertigt gewesen. Einer.

Was ich dadurch gewonnen habe

Ich produziere mehr Substanz in einer Woche, als ich früher in einem Monat geschafft habe. Wer die Vormittage frei hat, schreibt einen Konzept-Entwurf in zwei Stunden. Wer die Vormittage zerstückelt, braucht zwei Wochen für denselben Entwurf.

Meine Nachmittage sind ruhiger. Ich gehe in Calls vorbereitet, weil ich vorher Zeit hatte zu denken. Das sieht man, das spürt man.

Meine Abende gehören mir. Wer vormittags fokussiert arbeitet, muss abends nichts nachholen. Wer zerstückelte Vormittage hat, schreibt das wichtige Dokument abends um 20 Uhr.

Was du wahrscheinlich einwendest

«Bei mir geht das nicht, ich bin in zu vielen Projekten.»
Doch, geht. Du musst es nur einmal aushalten, dass jemand seine Anfrage bis 13 Uhr verschieben muss.

«Mein Chef erwartet sofortige Antworten.»
Vielleicht. Wahrscheinlich aber erwartet er Ergebnisse. Und Ergebnisse entstehen nicht aus Reaktion, sondern aus Konzentration.

«Ich kann nicht einfach absagen.»
Du kannst Termine bewusst auf den Nachmittag schieben. Das ist kein Absagen. Das ist Verhandeln.

Mein Rat in einem Satz

Probier es eine Woche. Eine einzige Woche meeting-freier Vormittage. Dann triffst du eine bewusste Entscheidung, ob du zurück willst.

Ich bin noch nie zurückgegangen.